Ochrana osobních údajů
Jaké údaje o vás zpracováváme, proč, jak dlouho a co s tím můžete dělat.
Tyto zásady popisují, jak spolek Ústav deskových a karetních her, z. s. nakládá s osobními údaji členů, účastníků akcí a návštěvníků webu. Vycházejí z nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Účinné od 31. 5. 2026, verze 2026-05-31.
1. Kdo údaje zpracovává
Správcem je spolek Ústav deskových a karetních her, z. s., IČO 08053731, se sídlem Technická 1905/5, Dejvice, 160 00 Praha 6, zapsaný ve spolkovém rejstříku (spisová značka L 71716 vedená u Městského soudu v Praze).
Kontakt ve věcech osobních údajů: info@udkh.cz, telefon +420 773 920 516.
Nemáme povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů a nejmenovali jsme jej. S dotazem se proto obracejte přímo na kontakt uvedený výše.
2. Jaké údaje zpracováváme a proč
Údaje zpracováváme jen pro účely uvedené níže a jen v rozsahu, který je pro daný účel potřeba.
| Účel | Údaje | Právní základ | Jak dlouho |
|---|---|---|---|
| Členství ve spolku | jméno, příjmení, e-mail, telefon, datum narození, vztah k VŠCHT, historie členství | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) a vedení seznamu členů podle § 236 občanského zákoníku | po dobu členství a 3 roky poté |
| Přihlášky na akce (konference, turnaje, herní večery) | jméno, příjmení, e-mail, telefon, údaje o ubytování a stravě, poznámky v přihlášce | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) — bez těchto údajů vás nemůžeme na akci přihlásit | 3 roky po skončení akce (promlčecí lhůta) |
| Platby, účetnictví a daně | jméno, variabilní symbol, částka, číslo účtu a údaje z bankovních výpisů | plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) — zákon o účetnictví a daňové předpisy | 10 let (zákonná archivační lhůta účetních dokladů) |
| Půjčovna deskových her | jméno, kontaktní údaje, seznam vypůjčených her, termíny výpůjčky a vrácení | plnění smlouvy o zápůjčce (čl. 6 odst. 1 písm. b) | 3 roky po vrácení hry |
| E-shop a bazar | jméno, e-mail, telefon, doručovací adresa, obsah objednávky nebo inzerátu | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) a právní povinnost u daňových dokladů | 3 roky od objednávky, u daňových dokladů 10 let |
| Fotodokumentace a reportáž z akcí | fotografie a videozáznamy zachycující průběh akce | oprávněný zájem na propagaci a dokumentaci naší činnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) | po dobu propagace činnosti spolku; proti zpracování můžete vznést námitku |
| Cílená propagace (portrét na plakátu, promo video) | fotografie nebo videozáznam, na kterém jste hlavním motivem | váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) — je dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat | do odvolání souhlasu |
| Uživatelský účet a přihlašování | e-mail, heslo v podobě otisku, případně identifikátor účtu Google nebo Facebook | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) | po dobu existence účtu |
3. Fotografie a videa z akcí
Na našich akcích pořizujeme fotografie a příležitostně video. Slouží k dokumentaci a propagaci činnosti spolku — zveřejňujeme je na webu udkh.cz, na našich profilech na sociálních sítích a v pozvánkách na další ročníky.
Běžné záběry z průběhu akce (hrající se stoly, sál, skupinové situace) zpracováváme na základě oprávněného zájmu; u reportáže se uplatní také zpravodajská licence podle § 89 občanského zákoníku. Souhlas na ně nepotřebujeme, ale máte právo vznést námitku — viz níže.
Váš souhlas žádáme jen tam, kde byste zveřejnění nemuseli čekat: pokud jste na snímku hlavním motivem a záběr bychom chtěli použít k cílené propagaci (plakát, upoutávka, reklama). Souhlas je dobrovolný, není podmínkou účasti na akci a nemá vliv na cenu ani na to, zda vás na akci přihlásíme. Můžete jej kdykoli odvolat.
Nechcete-li být fotografováni, řekněte to na místě organizátorovi nebo napište na info@udkh.cz. Fotografie na vaši žádost stáhneme nebo upravíme tak, abyste na ní nebyli identifikovatelní.
4. Komu údaje předáváme
Údaje neprodáváme. Předáváme je jen zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují provoz webu a navazující služby, a to na základě smlouvy o zpracování:
- Neon (databáze) — provoz databáze webu, servery v EU
- Fly.io (hosting) — provoz aplikace, region Frankfurt
- Google (Gmail API, Google Drive) — odesílání e-mailů a úložiště účetních dokladů
- Google, Meta (Facebook) — přihlášení účtem, pokud jej použijete
- ImageKit — ukládání a doručování obrázků včetně fotografií z akcí
- Fio banka — zpracování plateb; banka je v této roli samostatným správcem
- Anthropic (Claude API) — automatické zpracování přijatých faktur
Někteří zpracovatelé sídlí mimo EU. V takovém případě se předání opírá o standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí, případně o rozhodnutí o odpovídající ochraně. Dále můžeme údaje předat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.
5. Jak údaje chráníme
Přístup k údajům mají jen pověření členové spolku, a to v rozsahu potřebném pro jejich roli. Komunikace s webem je šifrovaná (HTTPS), citlivější údaje ukládáme v databázi v šifrované podobě a hesla pouze jako nevratný otisk.
6. Vaše práva
Ve vztahu ke svým údajům máte zejména:
- právo na přístup k údajům, které o vás vedeme, a na jejich kopii
- právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů
- právo na výmaz, pokud pro zpracování odpadl důvod a nebrání mu zákonná povinnost
- právo na omezení zpracování
- právo na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli
- právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (typicky fotografie z akcí)
- právo kdykoli odvolat souhlas, aniž to ovlivní zákonnost zpracování před odvoláním
- právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Žádost stačí poslat na info@udkh.cz. Vyřídíme ji nejpozději do jednoho měsíce. Abychom údaje nevydali cizí osobě, můžeme si ověřit vaši totožnost.
Pokud máte za to, že s údaji nakládáme špatně, můžete se obrátit na dozorový úřad — Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
7. Změny těchto zásad
Zásady můžeme upravit, pokud se změní rozsah našich činností nebo právní úprava. Aktuální znění je vždy na této stránce; verzi a datum účinnosti najdete v úvodu. O podstatné změně dáme registrovaným uživatelům vědět e-mailem.
Související dokumenty: obchodní podmínky · kontakt